SALESMAN "BERMAIN"???

Dalam beberapa kali interview, saya pernah ditanya mengenai tanda-tanda salesman melakukan kecurangan atau penyimpangan dalam pekerjaannya. Sebenarnya hati saya miris juga, seolah-olah profesi salesman memang identik dengan kecurangan-kecurangan. Meskipun sebagian besar salesman pernah melakukan penyimpangan kerja, saya yakin tetap ada salesman yang berdedikasi dan melakukan pekerjaannya dengan bersih.

Terdapat beberapa penyimpangan yang sering dilakukan salesman dari yang kecil sampai besar. Untuk detailnya akan dijelaskan dalam post tersendiri namun sebagai gambaran, berikut ini adalah sebagian dari penyimpangan-penyimpangan tersebut :
- Pecah nota
- Gabung nota
- Korupsi diskon
- Outlet fiktif
- Mark up listing fee
- Return fiktif
- Penyelewengan kirim
- Kunjungan fiktif

Sepandai-pandai tupai melompat akhirnya jatuh juga. Peribahasa ini sangat tepat karena sepanda-pandai salesman menutupi penyimpangannya, suatu saat akah diketahui juga. Bagaimanapun untuk setiap penyimpangan ada tanda-tanda yang menunjukkan terjadinya hal tersebut. Ada tanda yang sedemikian halus sampai yang terhitung kasar. Nah, diantara sebagian tanda-tanda yang perlu diwaspadai (entah berkaitan atau tidak) antara lain :

- Salesman tiba-tiba bergaya hidup diatas penghasilan bulanan
Sebagai contoh, ketika salesman tiba-tiba membeli mobil, jika penghasilan bulanan ternyata    mencukupi maka bisa diabaikan tapi jika tidak maka perlu diwaspadai

- Return meningkat
Cermati ketika retur meningkat,apakah outlet benar-benar melakukan return atau tidak.
Check juga fisik barang yang direturn.

- Setoran tagihan salesman tidak sesuai rute kunjungan
Jarang sekali outlet membayar tagihan diluar rute kunjungan kecuali untuk outlet-outlet
modern atau istansi yang memang memiliki perjanjian khusus meskipun tidak tertulis

- Jadwal setoran mundur
Ada beberapa distributor yang memberlakukan peraturan bahwa salesman luar kota harus
menyetorkan tagihan pada hari yang bersangkutan atau maksimal jam 9 pada hari berikutnya.
Apabila salesman sering memundurkan setoran maka supervisor seyogianya melakukan kunjungan
ke lapangan untuk mengevaluasi kondisi dan permasalahan yang ada.

- Salesman sering pulang terlambat ke kantor
Jika salesman mulai sering pulang terlambat, ada kemungkinan dia mencoba untuk memperluas
coverage atau beban kunjungan yang berlebih. Namun jika rute dan jadwal kunjungan
menunjukkan bahwa dia mampu untuk pulang jam 2 namun ternyata pulang jam 4 atau 5 dan hal
ini sering terjadi maka supervisor perlu melakukan pengecheckan ke lapangan.

- Terjadi pengiriman barang terlalu sering pada outlet tertentu
Meskipun pembayaran lancar, pengiriman barang terlalu rapat ke outlet tertentu pada
rentang waktu yang pendek perlu diwaspadai. Apalagi jika produk yang dikirimkan
terhitung fast moving produk dan stok di distributor terbatas.

- Listing fee berubah-ubah
Outlet-outlet tertentu menerapkan listing fee atau biaya pendaftaran produk baru. Nominal
listing fee berbeda untuk setiap outlet namun biasanya outlet tersebut memiliki standar
nominal listing fee per produk baru yang didaftarkan. Jika listing fee sebuah outlet
tiba-tiba berbeda maka perlu dicermati apakah memang terjadi kesepakatan tersendiri antara
outlet dengan salesman atau salesman melakukan mark up terhadap listing fee tersebut.

- Nota penjualan tidak urut atau ada yang hilang
Untuk salesman kanvas, penjualan yang dilakukan biasanya menggunakan nota tersendiri
(faktur sementara). Pada nota-nota tersebut terdapat nomor yang urut dari lembar pertama
sampai lembar terakhir buku nota. Jika terdapat nota yang hilang atau nomor terlompati  
maka supervisor harus meminta penjelasan dari salesman.

- Kunjungan salesman terlalu sedikit tapi value dan volume penjualan besar
Ketika ini terjadi, ada kemungkinan salesman pada hari itu dijadwalkan untuk melakukan
kunjungan ke grosir atau modern market yang biasanya menghabiskan waktu tapi menghasilkan
penjualan yang besar. Apabila jadwal hari itu adalah kunjungan ke outlet tradisional/retail
maka perlu dicurigai adanya penggabungan nota.

Tanda-tanda di atas hanya sebagian kecil dari tanda adanya penyimpangan oleh salesman. Bukan sebuah tanda mutlak terjadinya penyimpangan, namun dapat menjadi petunjuk untuk supervisor dalam melakukan fungsi evaluasi terhadap salesmannya. Semoga apa yang saya kemukakan bukan menjadikan salesman menemukan trik baru untuk melakukan penyimpangan tetapi sebagai pengingat bahwa setiap penyimpangan -terutama yang dilakukan karena keserakahan- akan mudah untuk diketahui. Jangan karena mengharapkan sedikit maka mengorbankan hal yang besar.


/sekian

MENGATASI KELUHAN PELANGGAN

Pembeli adalah Raja...
Jargon ini dapat diartikan bahwa pelanggan kita selalu benar atau memiliki kekuatan negosiasi yang lebih besar daripada penjual. Jargon yang sudah sedemikian melekat di benak para salesman. Mungkin Anda lupa bahwa kita hidup di negara demokrasi dimana kedaultan di tangan rakyat bukan raja. Nah, dengan asumsi ini bolehlah jika kita mengubah pandangan bahwa  pembeli selalu benar menjadi pembeli terkadang benar. Artinya ada saatnya kita sebagai salesman atau penjual memiliki nilai tawar yang tinggi yang pada akhirnya dapat "memaksakan" terjadinya proses penjualan.

Pelanggan pasti memiliki keluhan-keluhan tertentu atas pelayanan dan produk yang kita berikan. Pelanggan yang menganut jargon di atas cenderung akan memaksa para salesman untuk mampu mengatasi permasalahan mereka. Biasanya pelanggan yang rewel adalah pelanggan-pelanggan yang loyal dengan perusahaan kita. Tentu saja, ketika kerewelan tersebut sudah keterlaluan maka akan lebih baik untuk mencari pelanggan pengganti.

Ada teknik-teknik tertentu untuk mengatasi keluhan atau keluhan dari pelanggan. Beberapa salesman telah menerapkan teknik ini tanpa disadari, biasanya hal ini karena pengalaman di lapangan dan respon otomatis untuk tidak terjebak dalam permasalahan-permasalahan dengan pelanggan.

Berikut ini adalah beberapa teknik dasar untuk mengatasi keluhan pelanggan, teknik-teknik ini dapat dikombinasikan apabila telah menguasai dengan benar.

TEKNIK KOMPENSASI
Teknik ini seolah-olah mengakui keluhan yang diajukan oleh pelanggan tapi dengan menunjukkan hal lain sebagai kompensasi. Teknik ini digunakan apabila keluhan pelanggan benar adanya.
contoh - Pelanggan : harga kamu mahal nih..
      Salesman  : ya memang mahal, masa produk bagus mau dijual murah :)

TEKNIK SANGGAH
Sebaiknya jangan menyanggah secara langsung dan sebisa mungkin berikan info agar pernyataan negatif pelanggan bisa jadi positif.
contoh - Pelanggan : produk lo ga laku nih..
      Salesman  : dibandingkan apa bos?

TEKNIK BERTANYA
Teknik ini digunakan apabila keluhan yang diajukan kurang jelas. Tujuannya agar pelanggan yang menjawab sendiri keluhannya.
contoh - Pelanggan : ga order dulu laaahhh..
      Salesman  : wah, sebentar lagi musim hujan loh. Yakin stok payungnya tidak ditambah pak?

TEKNIK BOOMERANG
Andai ingin menggunakan teknik ini, berarti Anda harus bisa merubah keluhan menjadi alasan agar pelanggan mau menerima pendapat Anda, dengan kata lain Anda seolah-olah setuju tapi kemudian membalik perkataan
contoh - Pelanggan : masa 12 bonus 1 terus, kapan bonus duitnya?
      Salesman  : sementara programnya seperti itu pak, tapi bonus barang kan bisa jadi duit juga?

TEKNIK PENGALIHAN
Ini bisa diartikan sebagai teknik "ngeles". Yang perlu kita lakukan adalah mendengarkan keluhan pelanggan, balas dengan senyuman atau jawaban pendek. Selajutnya alihkan pembicaraan dengan topik yang berbeda.
contoh - Pelanggan : produk lo ga laku nih..
      Salesman  : ouw...sebentar lagi hujan nih, stok mantel kayanya perlu ditambah pak..

Apapun teknik yang digunakan oleh salesman, tutur kata yang sopan dan sikap percaya diri serta ketenangan dalam menghadapi keluhan akan membuat pelanggan percaya dengan kemampuan salesman mengatasi keluhan mereka.


/sekian

APA YANG HARUS DIKETAHUI?

Salesman bukan hanya bertindak sebagai penjual, namun juga sebagai konsultan, pendidik, promosi dan penghubung kepentingan antara satu pihak dengan pihak yang lain. Oleh karena itu, selain mengenal perusahannya sendiri maka salesman harus pula memiliki pengetahuan dasar mengenai beberapa hal.

MENGENAL PRODUK
Tampa memahami dan mengenal produk dengan baik, akan sulit bagi salesman untuk dapat menghasikan penjualan. Karena saat menawarkan produk ke pelanggan, salesman harus mampu menjelaskan manfaat dan kegunaan produk kepada pelanggan
Ada bebrapa spesifikasi produk yang harus dipahami oleh salesman. Diantaranya yaitu:
- jenis produk (makanan, kosmetik, obat, raw material dll)
- merk produk
- unsur produk (bahan baku)
- spesifikasi teknis produk
- jenis kemasan produk (sachet, pouch, box, botol, can,strip dll)
- ukuran kemasan produk (ml, gr)
- harga produk
- proses produksi produk
- kelebihan dan manfaat produk

MENGENAL KOMPETITOR
Dengan mengenal kompetitor, anda akan menentukan langkah dan strategi untuk memenangkan persaingan pasar. Di samping itu, informasi yang lengkap mengenai kompetitor dapat anda gunakan pula sebagai pembanding dan bahan dalam mengatasi penolakan pelanggan.
Informasi yang diperlukan dari kompetitor yaitu :
- nama kompetitor
- nama produk kompetitor
- jenis kemasan dan harga produk
- kelebihan dan kekurangan produk
- aktivitas promosi kompetitor

MENGENAL PELANGGAN
MEngenal pelanggan berarti mengetahui apa karakter pelanggan dan apa yang diharapkan pelanggan dari kita. Secara umum, pelanggan memiliki karakter sebagai berikut :
- menginginkan perhatian khusus
- lebih percaya pada data dan angka
- tertarik pada manfaat dan keuntungan yang bisa diperoleh
- menginginkan mendapatkan produk dengan kualitas terjamin
- Menghargai kecepatan dan ketepatan pengiriman


/sekian

TUGAS & TANGGUNG JAWAB SUPERVISOR

Salesman tidak akan mampu bekerja secara efektif dan efisien tanpa adanya orang yang memimpin mereka. Oleh karena itu biasanya terdapat seorang supervisor untuk mengawasi dan mengarahkan tugas dan tanggung jawab salesman.
Secara umum, supervisor memiliki tugas dan tanggung jawab yang sama namun ada tugas-tugas tertentu yang membedakan antara supervisor perusahaan distibusi, produksi maupun leasing. Saat ini hanya akan dibahas mengenai tugas dan tanggung jawab supervisor pada perusahaan distribusi.
Apa saja tugas dan tanggung jawab supervisor?

• Memastikan tercapainya target sales sesuai business plan
• Melakukan kontrol tersedianya produk di pasar
• Memastikan program-program dapat dilaksanakan dengan baik
• Menyediakan stok agar tercapai omset sesuai target
• Memastikan piutang dapat tertagih dan meminimalisir munculnya piutang overdue
• Memberikan laporan berkaitan dengan kegiatan distribusi yang dilakukan
• Membagi waktu dengan efektif dimana 75% di lapangan dan 25% di kantor
• Melakukan pengawasan dan koordinasi terhadap salesman
• Melakukan fungsi coaching demi peningkatan kualitas salesman
• Membina hubungan baik dengan pelanggan dan prinsiple

/sekian

JENIS OUTLET

Pelanggan dari perusahaan distribusi dibedakan menjadi dua macam yaitu consumer dan customer, perbedaanya adalah sebagai berikut :
CONSUMER
adalah pelanggan akhir (end user) dimana dia menggunakan produk untuk dikonsumsi sendiri atau dijadikan bahan baku produksi.
COSTUMER
adalah pelanggan yang membeli produk dari produen maupun distributor untuk dijual kembali kepada consumer.


Outlet adalah sebutan lain dari pelanggan perusahaan distribusi. Tiap outlet memiliki pola pembelian yang berbeda tergantung pada profil konsumennya, profil konsumen dapat didasarkan pada jenis produk, harga, promosi dan tempat terjadinya transaksi pembelian.
Ada beberapa macam jenis outlet yang dapat dijabarkan sebagai berikut :
OUTLET MODERN 
Outlet modern biasanya memiliki kasir sendiri dan berjumlah dua atau lebih dengan tampilan yang modern, dilengkapi AC serta cenderung swalayan. Contoh dari outlet modern yaitu : minimarket, supermarket, hypermarket

OUTLET TRADISIONAL 
Yang termasuk outlet tradisional antara lain : grosir, toko kelontong, apotik, toko buah, toko sepatu, toko kosmetik dan babyshop

OUTLET INSTANSI
Yang dimaksud outlet intansi adalah instansi-instansi yang menjadi pelanggan dari perusahaan kita. Contohnya adalah : Laboratorium, kantin, bengkel, restoran dan hotel


/sekian

LANGKAH - LANGKAH PENJUALAN

Suatu perjalanan seberapapun dekat atau jauhnya dimulai dari satu langkah terlebih dahulu. Pun begitu dengan penjualan. Terdapat langkah-langkah atau prosedur yang secara garis besar sama, perbedaannya hanya pada keluwesan pengaplikasian karena setiap area, produk maupun pelanggan memiliki karakteristik yang tidak sama.

Apa saja langkah-langkah penjualan itu?

PENDEKATAN
Setiap orang menyetujui bahwa senyuman jauh lebih diterima dibandingkan gedoran di pintu Anda.Karena itu, kunjungilah pelanggan dengan senyum hangat dan wajah cerah. Pelanggan tertentu menyukai jabat tangan yang mantap dan sebagian yang lain tidak, maka lakukan lah jabat tangan jika memungkinkan. Melalui proses pendekatan ini kita dapat mempererat hubungan dengan pelanggan dan menciptakan iklim dimana kita & pelanggan memperoleh keuntungan bersama

PENGECEKAN STOK
Langkah ini dapat kita lewati jika kita berkunjung pada pelanggan baru. Namun, jika produk kita telah tersedia di pelanggan, maka pengecekan stok mutlak dilakukan. Melalui pengecekan stok ini kita dapat mengetahui pola pembelian konsumen pada pelanggan kita, stok ideal bagi pelanggan serta untuk menentukan saran pembelian bagi pelanggan yang bersangkutan. Dengan adanya pengecekan stok dan saran pembelian, pelanggan akan lebih mudah menentukan keputusan pada saat order.

PEMAJANGAN
Pemajangan dikenal pula sebagai merchandising. Ini merupakan cara produk ditampilkan di outlet/pelanggan kita. Ini cara yang paling mudah namun efektif untuk mempercepat barang kita terjual. Mengenai pemajangan akan dibahas lebih lanjut pada post selanjutnya

PRESENTASI
Langkah presentasi merupakan langkah dimana salesman melakukan penawaran produk kepada pelanggan. Pada langkah ini akan diketahui apakah pelanggan akan melakukan pembelian atau tidak. Presentasi berisi pula penyampaian evaluasi penjualan outlet, ide ato saran serta manfaat2 pembelian produk kita yang akhirnya bakal tercipta penjualan.

CLOSING
Closing ato menutup penjualan berarti mendapatkan komitmen dari pelanggan. Ketika muncul sinyal pembelian dari pelanggan, penutupan harus dilakukan secepatnya sebelum pelanggan berubah pikiran. Penutupan yang efektif dilakukan tanpa bertele-tele disertai rekomendasi jumlah pesanan yang logis bagi pelanggan. Untuk salesman pemula, penutupan biasanya akan menemui kendala-kendala ringan terutama yang berkaitan dengan keraguan pelanggan terhadap penawaran kita. Namun, seiring berjalannya waktu salesman tersebut akan handal dalam penutupan pemesanan.

/sekian

FUNGSI DAN TANGGUNG JAWAB SALESMAN

Perusahaan, terutama yang bergerak di bidang distribusi memiliki peran untuk mendekatkan barang pada konsumen sehingga konsumen mudah mendapatkan barang yang ia butuhkan. Perusahaan ini akan mampu meningkatkan dan mengembangkan bisnisnya apabila sanggup menyediakan jaringan dan proses distribusi yang berkualitas.
Salesman sebagai garis depan perusahaan memiliki fungsi yang vital dalam proses distribusi. Ia juga memiliki peran sebagai pengembang pasar. Ketika distribusi yang dilakukan salesman mampu menyebar dalam lingkup area yang luas dengan merata maka kebutuhan konsumen terhadap barang dapat dipenuhi.

Salesman, baik melakukan penjualan barang maupun jasa memiliki tanggung jawab yang kurang lebih sama. Nah, salesman bertanggung jawab terhadap apa saja?

SALES
Sales adalah nilai penjualan yang difakturkan oleh salesman, baik dalam satuan volume maupun value. Pencapaian sales akan lebih mudah jika salesman dapat melakukan breakdown target, baik breakdown berdasar volume, berdasar value, berdasar hari kerja ataupun berdasar jenis produk (jika seorang salesman membawa beberapa brand).

COVERAGE
Merupakan cakupan wilayah/rayon atau sebaran pelanggan di sebuah area yang menjadi tanggung jawab salesman. Semakin luas area yang di-cover salesman diharapkan jumlah pelanggan akan meningkat dan distribusi dapat merata. Cara termudah menjaga coverage adalah dengan melakukan kunjungan secara rutin kepada pelanggan, sedangkan untuk mengembangkan coverage dapat dilakukan dengan penambahan outlet/pelanggan baru.

KETERSEDIAAN PRODUK
Salesman bertanggung jawab terhadap tersedianya produk yang layak jual di sebuah outlet/pasar. Oleh karena itu, apabila terdapat produk-produk yang tidak layak karena kadaluarsa atau rusak kemasan maka salesman berkewajiban menarik produk tersebut dari outlet yang bersangkutan.

STOK
Adalah jumlah produk layak jual yang berada di rak pajang dan di dalam gudang outlet. Dengan  mengecek secara rutin dan mengetahui jumlah stok di outlet, salesman dapat mengetahui pola pembelian konsumen dan informasi berharga lainnya.

PIUTANG
Piutang perusahaan berupa tagihan kepada pelanggan atas penjualan barang yang telah dilakukan. Monitoring terhadap piutang secara berkala dapat meminimalisir piutang tidak tertagih (piutang overdue). Agar piutang dapat tertata maka salesman harus menyesuaikan tagihan dengan rute kunjungan

PENGIRIMAN
Salesman memonitor kegiatan pengiriman barang yang dilakukan oleh divisi pengiriman apakah barang tersebut sesuai atau tidak dengan pemesanan oleh pelanggan. Dengan memonitor pengiriman, salesman dapat pula mengetahui pesanan-pesanan pelanggan yang tidak terlayani baik karena stok kosong maupun karena piutang yang belum selesai.

KOORDINASI
Salesman harus memiliki kemampuan untuk mengelola dan memanfaatkan sistem kerja sama di internal perusahaan dalam penyelesaian sebuah pekerjaan. Koordinasi dapat pula dilakukan antara salesman dengan supervisor apabila menemui kendala, serta dengan principle apabila ada program yang mendukung penjualan.

LAPORAN
Laporan salesman yang berisi data dan karakteristik pelanggan, data penjualan serta aktivitas kompetitor dapat digunakan sebagai informasi bagi evaluasi dan tindak lanjut pengembangan pasar.

HUBUNGAN DENGAN PELANGGAN
Membangun hubungan baik dengan pelanggan merupakan sebuah keharusan. Saat hubungan baik telah terbangun, salesman harus menjaga hubungan baik tersebut sehingga dapat meningkatkan profit perusahaan dan pelanggan yang bersangkutan.


/sekian

PROLOG

Salesman, sebuah profesi yang jarang dilirik orang karena pekerjaan menjual dianggap kurang bonafid. Banyak yang tidak mengetahui bahwa salesman merupakan ujung tombak sebuah perusahaan. Perusahaan penyedia barang maupun jasa memerlukan salesman untuk menjual produknya. Dengan adanya penjualan, perusahaan akan mendapatkan laba yang nantinya dapat digunakan sebagai penunjang kesejahteraan karyawan serta pengembangan perusahaan itu sendiri.

Nah, demi tercapainya penjualan yang sehat dan berkembang maka salesman harus memiliki karakter-karakter positif yang harus terus dibangun. Di antara karakter positif tersebut antara lain :

JUJUR
Jujur berarti antara yang diucapkan sesuai sama perbuatannya. Dengan kejujuran, hubungan antara perusahaan dan pelanggan akan mudah untuk terjalin. Disamping itu, ketika salesman jujur dalam pekerjaannya maka dia akan mudah untuk mendapatkan kepercayaan dari pelanggan yang mana hal tersebut sangat dihargai tinggi oleh pelanggan.


DISIPLIN
Salesman yang disiplin adalah salesman yang mematuhi kebijakan atau prosedur yang sudan ditetapkan. Perusahaan biasanya sudah menetapkan aturan main atau standar prosedur baku, dengan mematuhi standar tersebut diharapkan salesman akan lebih mudah dalam menjalankan kewajibannya.

SABAR
Sabar mengacu dengan pengendalian diri. Salesman yang tetap tenang,berkepala dingin dan mampu menjaga emosi cenderung mudah menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang muncul dengan pelanggan. Pelanggan yang rewel biasanya adalah pelanggan yang loyal terhadap perusahaan kita.

RAJIN
Salesman harus terus berusaha meningkatin kualitas dirinya serta mempunyai cara-cara yang inovatif untuk meningkatkan penjualan. Rajin berhubungan dengan kebiasaan, jadi ketika kita melakukan suatu pekerjaan yang baik dengan terus menerus maka hal itu akan menjadi kebiasaan yang pada akhirnya akan meningkatkan potensi salesman pula.

TULUS
Ketulusan merupakan nilai tambah seorang salesman. Pelanggan mampu merasakan apakah sikap yang ditunjukkan salesman tulus atau tidak. Penjualan yang didasari ketulusan biasanya mampu menarik pelanggan yang lebih banyak dan ujungnya meningkatkan volume penjualan

BERINTEGRITAS
Yang dimaksud dengan berintegritas yaitu berkomitmen dengan kewajiban serta konsisten dengan janji yang telah diucapkan. Integritas menunjukkan kualitas seorang salesman dan perusahaan yang digawanginya

LOYAL
Seorang salesman seyogianya mampu melakukan pekerjaan sebaik-baiknya sambil tetap mampu menjaga nama baik perusahaan

/sekian